সারাদিন আপনার অফিসে কোন কাজ নেই? অথবা যে কাজ করেন তাতে, কাজের থেকে মিটিং বেশি? তাহলে আপনার জন্যই এই লেখা। টানা মিটিং এর ভেতর কিভাবে সফল হতে হয় সেই বিষয়ে পাঁচটি উপদেশ দিয়েছেন সেবা ডট এক্সওয়াইজেড (sheba.xyz) এর হেড অব স্ট্র্যাটেজিক পা্টনারশিপ অ্যান্ড ইনভেস্টমেন্ট জনাব মেহাদ উল হক।
সময়নিষ্ঠ
মিটিং এ ঠিক সময়ে যাবেন। আসলে মিটিং শুরুর দশ মিনিট আগে পৌছালে সবচেয়ে ভাল। এতে করে যার সঙ্গে মিটিং তাকে আপনি সম্মান জানালেন, সঙ্গে সঙ্গে নিজের সময়ের ও সদ্ব্যবহার করলেন। মিটিং এর শেষ দশ মিনিট রাখবেন অ্যাকশন প্লান ঠিক করার জন্য। এই সময়ের আগেই মূল আলোচনা শেষ করে ফলাফলের দিকে এগিয়ে যাবেন।
আলোচ্য বিষয় এবং সমাধান
আপনি যখন মিটিং এ আসবেন তখন কি কি আপনার আলোচ্য বিষয় এবং এই মিটিং থেকে আপনি কি ফলাফল চান সেসব সম্পর্কে পরিষ্কার ধারনা থাকতে হবে। শুধু আপনার একার নয়! মিটিং এ অংশ নেয়া সবাই যেন আলোচ্য বিষয় সম্পর্কে জানে। সঙ্গে সঙ্গে সবার যেন সম্ভাব্য সমাধান বা আউটকাম সম্পর্কে বিস্তারিত ধারনা থাকে। না হলে এই মিটিং ব্যর্থ সংলাপ ছাড়া আর কিছুই দিতে পারবেনা।
কথা বলার অলিখিত নিয়ম
এটা একটা সাধারণ ভদ্রতাবোধ ও বটে। আপনি কখনোই মিটিং এ বসে আরেকজনের কথার মাঝখানে বা থাকে থামিয়ে দিয়ে নিজের কথা শুরু করবেন না। এতে মানুষটিকে সরাসরি অপমান করা হয়। তবে একান্তই যদি কথা বলতেই হয়, তাহলে তার অনুমতি নিয়ে সংক্ষেপে নিজের কথঅ বলতে পারেন। তবে একজনের কথা বলা অবস্থায় কখনোই কথা বলবেন না। তবে সবচেয়ে ভাল হয় প্রথমে তার কথা শুনে নিতে। কারণ ঠিকমত বলতে পারলে এবং সেই কথাগুলো যদি সামনের মানুষটি মন দিয়ে শোনে, তাতেই অনেক সময় অর্ধেক সমস্যা সমাধান হয়ে যায় ।
ফোন সামলে
মিটিং এ আমরা হঠাৎ ফোন নিয়ে খুব বেশি ব্যস্ত হয়ে যাই অনেক সময়। এটাও সামনের মানুষটিকে অপমান করার সামিল। মিটিং এ ঢোকার আগে প্রথমেই ফোনটি সাইলেন্ট করে ভাইব্রেশন মোড এ রাখবেন। এবং কখনোই ফোন টেবিলের উপর রাখবেন না। ভাইব্রেশন বা হালকা শব্দ হলেও মনযোগ নষ্ট হতে পারে সবার। একান্তই ফোন ধরতে হলে অনুমতি নিয়ে মিটিং রুমের বাইরে গিয়ে কথা বলে আসুন। তবে সেটাও না করা ভাল।
প্রশ্ন বা পরামর্শ শেষে নয়
কোণ ব্যাপারে কোন প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে চেষ্টা করবেন আগেভাগে দিয়ে দিতে। শেষের জন্য জমিয়ে রাখলে সেটা হিতে বিপরীত হতে পারে। কারণ মিটিং এর শেষ দিকে সবার তাড়া থাকে মিটিং থেকে বের হবার। তখন প্রশ্ন বা পরামর্শ দিলে সেটা কেউ মনযোগ দিয়ে শুনবেনা। তাই আরেকজন বক্তব্য শেষ করা মাত্র ঝটপট নিজের পয়েন্টগুলো বলে ফেলাটা বুদ্ধিমানের কাজ।
